在美国，由于便捷，公司之间都会依赖电子邮件来交流。尽管在大型工作场所，电子邮件的数量可以达到上百万，但是联邦法律在处理诉讼时，认为电子邮件和其它的文件没有什么区别。
这就意味着，员工因受到歧视或报复而控告雇主时，可能要求雇主把所有与控诉相关的电子邮件传送给她。这样，雇主就要为这些记录承担责任。也就是说，由于没有妥善地保留未决的或与未来诉讼有关的电子邮件信息，雇主可能要承担法律责任。
电子邮件保留规定
一旦雇员删除了一份邮件，这份邮件通常会在这位雇员的计算机或备份文件中保留一段时间。雇主会专门制定邮件保留规定，决定备份文件和电子邮件的保留时间。面对潜在的劳工官司，雇主不能像往常一样遵守邮件保留规定。相反，他们必须采取果断的措施保留相关信息。
最近，联邦法院严厉地的惩罚了一名雇主。他的员工以受到歧视起诉他，而这位老板却没有保留相关的电子邮件。尽管辩护律师要求保留所有的与未决的诉讼相关的电子邮件，雇员还是删除了重要的邮件信息。虽然邮件仍然在备份文件中，但雇主没有回收备份文件，并且删除了储存信息。
联邦法院认为雇主是有意删除电子信息。那些信息应该义不容辞地被保存。于是，法院认为雇主销毁证据，必须承担责任。对于未决的或预知的官司，这样做使另一当事人失去了重要的证据。因为发现雇主销毁证据，法院通知陪审团，可以推断出被删除的信息肯定是对雇主不利的。再者，在其它的邮件被删除后，雇主被强制支付因作证而被开除员工的薪金，但是，由于地址出错，两年以后员工才收到这笔钱。单独来说，失业是与这些员工的行为密切相关的。
最近，一家烟草公司在收到法院下达保存所有的相关的电子邮件的指令后，仍删除与诉讼相关的电子邮价而遭受到$2,750,000,000的罚金。电子邮件的删除是雇员依照公司一直以来的自动删除规定进行的。法院认为这家公司应当采取果断的措施来保留证据。
诉讼发生时，老板特有的责任
在歧视行为的处理上，法院主张，可能会被卷入官司的雇主有以下的责任：
• 延迟他们常规文件的保留或销毁的时间，并把它们专门放在一个"诉讼存档"的文件中。用来保留备份文件和邮件。
• 与辩护律师交涉时，确保相关电子邮件信息保留下来。
• 要求所有的员工有一份相关电子邮件复印件。
作者：Frank Tsang臧煜卓
文章来源：USLawChina美国法律联营网
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